Сводный прайс лист включает в себя прайсы фирм поставщиков отмеченных в первом окне программы. Имеется возможность просмотра отдельного прайса, для этого выбираем с помощью кнопки "Сводный" или в меню соответствующий прайс. Если прайс устаревший (он будет отмечен жирным шрифтом), будет задан вопрос об обновлении его. Обновить все предварительно полученные прайсы можно: нажав кнопку "Ctrl" и одновременно щёлкнув мышкой по кнопке "Сводный", при этом название кнопки должно измениться на "Обновить все" или в меню "Сервис -> Обновить -> Все обновить". Если при получении прайса или отправки заявки необходимо использовать модемную программу поставщиков, используйте клавишу "Shift" совместно с мышкой, или в меню "Прайсы/Заявки" установите галочку напротив меню "Использовать модем". Для поиска товара наберите на клавиатуре несколько букв из наименования или через пробел несколько фрагментов наименования. Затем для перехода в прайс-лист нажмите стрелку вниз или "Enter". Имеется также дополнительное окно поиска, в котором можно искать фрагменты из других столбцов. Для формировании заявки, на выбранной строке нажимаем цифровые клавиши, соответствующие количеству заказа. Если заказ будет больше указанного на складе, цифра будет уменьшена до указанной в графе "Склад". При этом, а так же при ошибке, выдаётся звуковой сигнал. После набора количества заказа можно сразу набирать фрагмент наименования, т.е. если после набора цифр будут набираться буквы, это будет считаться набором фрагмента наименования и курсор переместится в окно поиска. Для перехода в следующее окно ввода, в котором можно искать другие параметры товара, а так же для перехода из прйса в окно поиска и обратно нажимайте клавишу "Tab". Поиск и сортировка осуществляется после набора нескольких символов, количество которых определяется настройками. Сформированные заявки можно просмотреть отдельно по каждой фирме или все вместе с помощью кнопки "Заявки". Там же указывается суммы по заявкам. Имеется печать заявок. Внизу Находится дополнительная панель, которую можно отключить. В ней отображается дополнительная информация по препаратам и текущее состояние заявки. Так же дополнительную информацию можно получить по каждому препарату, при нажатии пробела, которую возможно редактировать. В дополнительной панели так же можно написать примечание к заявке или адрес доставки, которое отправится к поставщику в том случае если программа поставщика предусматривает это. Настройки и программу можно обновить через Интернет, отослав настройки на e-mail: sumprice@yandex.ru , sumprice@mail.ru , sumprice@ngs.ru или сохранив настройки программой update.exe , которую можно запустить отдельно или из меню "Сервис -> Обновить программу". Затем сообщить разработчику и после внесённых им изменений получить и восстановить настройки той же программой. Имея сохранённые настройки можно восстановить работоспособность программы в случаи сбоя, поэтому на вопрос об удалении файла настроек лучше ответить "нет".
Архив заявок содержит сохранённые заявки. Их можно отправить, редактировать или переместить из папки в папку. Заявки при сохранении разбиваются на подпапки с названием месяца и года, т.е. заявки одного месяца находятся в одной папке и при необходимости можно переместить или удалить целиком всю папку. Можно так же добавить выделенную заявку из архива к существующей заявке (кнопка "Добавить"). Добавлять можно из любой папки, но из "Подготовленные" можно добавить не только одну выделенную заявку, но и все из этой папки. При добавлении количество и цена будут соответствовать свежему прайсу. В архивной заявке Вы можете перед отправкой корректировать количество заказа, причём оно может быть равно нулю или больше чем на складе (выделяется красным). Также в нижнем окне можно написать примечание к заявке, сохранение его произойдет при переходе в следующее окно. Если конфигурация программы позволяет обрабатывать документы, полученные от поставщиков, то при совпадении количества или цены в отправленной заявке и полученном документе это поле в заявке будет зеленоватое в противном случае розовое. Соответствующая документу заявка ищется автоматически, причём между ними может быть некоторое различие. При сильном различии документа и заявки, например, объединили две заявки в один документ, если Вы уверены в их соответствии, можете установить его принудительно, поставив галочку на заявке и затем обработать необходимый документ. Если было найдена заявка, соответствующая документу, она подчёркивается, и добавляется два столбца "Получено" и "Цена закупочная", которые можно посмотреть увеличив ширину столбца. В случае необходимости можно восстановить заявки после неожиданного сбоя с помощью меню "Сервис -> Восстановить заявки", но только если не набирались новые заявки. Имеется печать заявки.
Документы. Здесь можно обрабатывать документы поставщиков, присылаемые ими в электронном виде. Кнопка "Импортировать" позволяет импортировать документы из папок поставщиков в папку программы, приводя их к единому виду. Если в раскрывшемся меню наименование фирмы выделено жирным шрифтом, это значит, имеются новые документы для импорта, если же оно не активно значит, настроек для этой фирмы нет. После импорта можно обработать документы по определённым алгоритмам, которые задаются файлом "PPrice.xls" в котором учтены изменения вступившие в силу 1 апреля, а также настройками из файла "FDoc.ini", для этого надо выделить необходимый документ и нажать кнопку "Обработать". При обработке каждая строка документа записывается в первую строку таблицы "PPrice.xls", порядок записи определён в "FDoc.ini". В таблице с помощью внутренних макросов и формул производится расчёт цены, причём ценообразование для каждого подразделения может быть различным, для этого наименование листа в таблице xls должно совпадать с наименованием подразделения. Цена может быть дополнительно обработана - округление (до 5, 10, 50 и т.д.), цена кратная цифре (если товар делиться), или фиксированная цена (если необходимо, чтобы цена одного и того же товара не отличалась, в определённых пределах, от предыдущего прихода). Это всё может быть определено в формулах таблицы. Вывод полученной цены происходит из третьей строки таблицы. Вторая строка предназначена для последующих изменений, т.е. изменения цены при вводе своей наценки, или наценки при вводе цены и т.д. Имеется возможность отслеживать образования цены по каждой строке, для этого в настройках устанавливаем "bShowStr=1", или всего документа в конце обработки, устанавливаем "bShowXls=1". Это может понадобиться во время отладки процесса обработки документов. При нулевых значениях таблица "PPrice.xls" не отображается, однако в получившемся документе также можно делать изменения которые тут же будет проверены на корректность и рассчитаны с помощью таблицы. Во время обработки документа происходит поиск товара и производителей из созданного ранее архива, в который заносится, если не найдено совпадений, новое наименование. Каждую единицу товара, каждого поставщика нужно при первоначальном появлении его в документе назначить к какой группе товара он относится и определится с названием, которое затем можно использовать для идентичного товара у других поставщиков и которое будет печататься в ценниках и этикетках. Это делается с помощью специальной формы. То же самое необходимо сделать и для названий производителей и установить российский ли это производитель. Это необходимо для формирования цены на конкретный товар. При обработке документа можно задать группу товара по умолчанию, которая будет назначана если этого не сделать в течении заданного времени. Также имеется возможность определение группы товата по содержимому наименования. Например если в наименовании присутствует слово "Шампунь", то можно определить его как средства гигиены и косметики. Есть возможность обрабатывать документы группами предварительно выделяя их. Если ошиблись при определении группы товара или названии для отображении на ценниках, то можно исправить её после обработки или в редакторе справочников. По окончании работы с документом, если все цены и наименования удовлетворяют, то желательно переместить его в папку "Архив", в котором редактирование запрещено, что предотвращает случайное изменение документа. Имеется возможность печати этикеток, ценников, накладных, протоколов согласования цен и других документов. Печать формируется также в файле "PPrice.xls" с помощью макросов, поэтому возможно изменение вида печатаемых документов, количества этикеток и ценников на странице, его качество, вывод печати на специальный принтер этикеток и т.д. Можно таким образом создать свои формы вывода на печать. А если использовать макросы для работы с архивом документов и заявок, то можно создать систему, которая будет формировать отчёты за месяц, квартал и т.д.
Поиск = Для поиска имеется несколько полей "Начинается", "Содержит" и др.
Можно задать способ поиска с отображением соседних строк прайса F11, а можно только те позициив которых присутствуют введённые фрагменты. При вводе в поле "Начинается" (если это поле отображается), ведётся поиск по символам с которых начинается наименование, в поле "Содержит" ведётся поиск символов содержащихся где либо в наименовании, причём если вводить несколько фрагментов через пробел, то результатом поиска будут строки содержащие все эти фрагменты включительно.
Настройка = Вы можете настроить программу по своему вкусу. Настраивается вид, шрифт, размеры и порядок следования столбцов, цвет примечания, запускаемые внешние программы и многое-многое другое а так же содержание помощи по своему усмотрению. Помощь отображается при нажатии клавиши F1. Для редактирования помощи находясь в этом окне нажмите Shift + F4, для сохранения Shift + F2
